E-mail僅是一種交流工具，並不是非它不可。如果可以通過別的方式來溝通，不妨嘗試其他，如：會議溝通、電話溝通或紙質溝通。
明確檢查郵件的時間，如：什麼時候、隔多長檢查郵箱等。
養成標註郵件的習慣，如：已經閲讀過但尚未處理的郵件，如重要郵件等。要給大腦減負。
寫作語言不要很隨便，儘管它沒有商務信函那般正式。
寫E-mail的格式：
日期(右上角)
稱呼
開頭
正文
結尾問候
簽名
稱呼
不熟悉或者不知道對方姓名的可以寫：Estimado/a/os/as 或者Muy seor/a mío/a。
不想寫的很正式的話可以寫：Buenos días問個好。
想寫的親切些可以寫：Querido某某。
給老師的話是： Querido/a profesor/a，或者 Estimado/a profesor/a。
開頭
開頭一般不直接進入主題，先寒暄幾句，如果是回對方的話以“En respuesta a …”開頭。一般要寫寫信的原因，可以以“Debido a …”或者“Le envío esta carta porque…”開頭。
正文
開始寫主要內容，常用到的詞如：另外(además),因此(de esta manera 或 por este motivo)一般在寫結尾前會另列一行，寫一句 Quedo a su disposición para ampliar cuanta información estimen necesaria(如有任何問題請隨時與我聯繫)。
結尾
正式的：Reciban un cordial saludo 或者 Les saludo cordialmente
不想太嚴肅又想表達友好的：Un saludo
給非常請的'朋友或愛人：Besos
給熟悉的朋友：Un abrazo
簽名
寫上自己的全名，如果是公司的話，寫上你的職位。
郵件管理
1、直接X掉的郵件
郵件內容跟你的工作職責沒有直接聯繫或者是相沖突。
跟你有間接關係，但你不確定要如何回覆的郵件。
沒有明確表示要讓你做什麼的郵件(無意義的郵件)。
適合採用直接溝通的交流方式的郵件。
已經解決過問題，但再次詢問的郵件。
內容不完整的郵件。
來歷不明的抄送信息。
2、閲讀郵件
發件人是直接還是間接發給你的。
發件人是否在郵件中表達期望你答覆的意願。
郵件內容主旨是否清晰。
信息跟你是否相關。
打開附件先殺毒。
3、回覆郵件
及時回覆是給對方最好的尊重。
理想的回覆時間是2小時內。
自動回覆慎用，避免成為別人的垃圾郵件源。
要有針對性的回覆。要區分單獨回覆和全體回覆。
避免反覆討論同一個問題，如有這種情況，改用電話溝通。
有技巧地控制郵件的往來。如，提醒“無需回覆”、“已經辦妥”。
4、郵件過濾
善用郵箱過濾系統，避免收到垃圾郵件。
對垃圾郵件拉黑標註。
使用搜索功能，篩選郵件。
星標郵件，避免忘記。
