一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——製作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、借閲
1、本單位人員借閲檔案
由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案室負責查找有關檔案——借閲人填寫借閲檔案登記薄——借閲人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閲檔案
查閲人持單位介紹信到單位檔案室申請借閲檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案室負責查找——查閲人填寫借閲檔案登記薄——查閲人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、收集、交接、整理、統計工作
1、立卷部門兼職檔案員(資料員)根據單位制定的檔案歸檔範圍,平時做好文件材料的形成、收集、保存,確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員(資料員)根據不同各類文件材料的特點,按規定的案卷類目歸卷
3、次年初,兼職檔案員(資料員)對收集、積累的`文件材料進行整理(初步立卷)
4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導
5、兼職檔案員(資料員)按立卷要求立卷
6、兼職檔案員(資料員)填寫移交清單,並向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對案卷進行分類、整理
8、編制檔號
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統計、保安
12、開展檔案的利用
13、進行文件彙編,對檔案信息進行二次、三次加工
四、鑑定銷燬
檔案銷燬提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案鑑定小組(由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業務人員共同組成)進行鑑定——檔案管理人員及相關部門業務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批准——主管領導裁簽字批准——一把手簽字批准——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關部門辦理銷燬清冊——檔案室歸檔。