E-mail仅是一种交流工具，并不是非它不可。如果可以通过别的方式来沟通，不妨尝试其他，如：会议沟通、电话沟通或纸质沟通。
明确检查邮件的时间，如：什么时候、隔多长检查邮箱等。
养成标注邮件的习惯，如：已经阅读过但尚未处理的邮件，如重要邮件等。要给大脑减负。
写作语言不要很随便，尽管它没有商务信函那般正式。
写E-mail的格式：
日期(右上角)
称呼
开头
正文
结尾问候
签名
称呼
不熟悉或者不知道对方姓名的可以写：Estimado/a/os/as 或者Muy seor/a mío/a。
不想写的很正式的话可以写：Buenos días问个好。
想写的亲切些可以写：Querido某某。
给老师的话是： Querido/a profesor/a，或者 Estimado/a profesor/a。
开头
开头一般不直接进入主题，先寒暄几句，如果是回对方的话以“En respuesta a …”开头。一般要写写信的原因，可以以“Debido a …”或者“Le envío esta carta porque…”开头。
正文
开始写主要内容，常用到的词如：另外(además),因此(de esta manera 或 por este motivo)一般在写结尾前会另列一行，写一句 Quedo a su disposición para ampliar cuanta información estimen necesaria(如有任何问题请随时与我联系)。
结尾
正式的：Reciban un cordial saludo 或者 Les saludo cordialmente
不想太严肃又想表达友好的：Un saludo
给非常请的'朋友或爱人：Besos
给熟悉的朋友：Un abrazo
签名
写上自己的全名，如果是公司的话，写上你的职位。
邮件管理
1、直接X掉的邮件
邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突。
跟你有间接关系，但你不确定要如何回复的邮件。
没有明确表示要让你做什么的邮件(无意义的邮件)。
适合采用直接沟通的交流方式的邮件。
已经解决过问题，但再次询问的邮件。
内容不完整的邮件。
来历不明的抄送信息。
2、阅读邮件
发件人是直接还是间接发给你的。
发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿。
邮件内容主旨是否清晰。
信息跟你是否相关。
打开附件先杀毒。
3、回复邮件
及时回复是给对方最好的尊重。
理想的回复时间是2小时内。
自动回复慎用，避免成为别人的垃圾邮件源。
要有针对性的回复。要区分单独回复和全体回复。
避免反复讨论同一个问题，如有这种情况，改用电话沟通。
有技巧地控制邮件的往来。如，提醒“无需回复”、“已经办妥”。
4、邮件过滤
善用邮箱过滤系统，避免收到垃圾邮件。
对垃圾邮件拉黑标注。
使用搜索功能，筛选邮件。
星标邮件，避免忘记。
